ระบบสร้างเอกสารธุรกิจ DC4 (DocsCreator4)

ภาพรวม

แก้ไขตามต้องการได้

ค่าบริการเช่า/ซื้อระบบ

ขอฟีเจอร์เพิ่มเติมได้ (สำหรับลูกค้าที่เช่าระบบไปแล้ว)

ติดต่อ

---

ภาพรวมขั้นตอนการใช้งาน

หลังจากขึ้นระบบแล้ว สิ่งที่เราต้องทำก่อนสร้างเอกสารต่างๆ มีดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1.) สร้างยูสเซอร์ - เพื่อกำหนดว่าใครที่จะสามารถเข้าใช้งานระบบได้บ้าง โดยรหัสผ่าน เพื่อเข้าใช้งานระบบจะถูกส่งไปทางอิเมล์

ขั้นตอนที่ 2.) สร้างลูกค้า - ไม่จำเป็นต้องสร้างลูกค้าก็ได้ แต่ถ้าสร้างไว้ก็จะช่วยให้กรอกข้อมูลได้ง่าย และดูประวัติได้

ขั้นตอนที่ 3.) สร้างหมวดหมู่ไอเท็ม - สำหรับใช้ในการสร้างไอเท็ม เพราะไอเท้ฒจะต้องมีหมวดหมู่

ขั้นตอนที่ 4.) สร้างไอเท็ม (สินค้าหรือบริการ) - เช่นเดียวกับลูกค้า สร้างหรือไม่ก็ได้ แต่ถ้าสร้างไว้ก็จะช่วยให้กรอกข้อมูลได้ง่าย และดูประวัติได้

ขั้นตอนที่ 5.) ตั้งค่าเอกสาร - เช่น ข้อความบนหัวกระดาษ, อัปโหลดภาพโลโก้ เป็นต้น

หมายเหตุ : ถ้ามีข้อมูลลูกค้าหรือไอเท็มจำนวนมาก สามารถพิมพ์ใส่ไฟล์ Excel แล้วเราจะรันสคริปต์เพื่อนำเข้าข้อมูลได้

เมื่อเราทำครบทุกขั้นตอนแล้ว ก็สามารถสร้างเอกสารและดูรายงานได้แล้ว

---

สร้างยูสเซอร์

สร้างยูสเซอร์ โดยกรอกข้อมูลตามที่ระบบกำหนด สำคัญที่ต้องใช้อิเมล์จริงๆ เพราะรหัสเข้าใช้งานระบบจะถูกส่งไปยังอิเมล์ ซึ่งยูสเซอร์ท่านนั้น เพียงคนเดียวจะสามารถรู้ได้ นอกจากนี้ให้อัปโหลดภาพลายเซ็นลงไปด้วย ถ้าเกรงจะถูกปลอมแปลงให้ใส่ลายน้ำบนภาพได้

เมื่อสร้างยูสเซอร์ใหม่ จะมีอิเมล์แจ้งรหัสผ่าน

---

สร้างลูกค้า

สร้างลูกค้า โดยกรอกข้อมูลตามที่ระบบกำหนด สำหรับการลบลูกค้า เมื่อสร้างแล้วสามารถลบได้ใน 24ชม. แต่ถ้าลูกค้าถูกนำไปใช้ในเอกสารแล้ว จะไม่สามารถลบได้

---

สร้างหมวดหมู่ไอเท็ม

สร้างหมวดหมู่สำหรับ ใช้สร้างไอเท็ม โดยกรอกข้อมูลตามที่ระบบกำหนด สำหรับการลบ เมื่อสร้างแล้วสามารถลบได้ใน 24ชม. หรือ ถ้าหมวดหมู่ไอเท็ม ถูกนำไปใช้ในไอเท็มแล้ว จะไม่สามารถลบได้

---

สร้างไอเท็ม (สินค้าหรือบริการ)

สร้างไอเท็ม(สินค้าหรือบริการ) สำหรับใช้ในการสร้างเอกสาร โดยกรอกข้อมูลตามที่ระบบกำหนด สำหรับการลบ เมื่อสร้างแล้วสามารถลบได้ใน 24ชม. หรือ ถ้าไอเท็ม ถูกนำไปใช้ในเอกสารแล้ว จะไม่สามารถลบได้

ในทุกหน้า จะมีเมนูพิมพ์ สำหรับพิมพ์สรุปข้อมูล ตามที่ถูกโหลด ตัวอย่างตามภาพ

---

ตั้งค่าเอกสาร

ตั้งค่าเอกสาร โดยกรอกข้อมูลตามที่ระบบกำหนด เช่น ข้อความบนหัวกระดาษ, อัปโหลดภาพโลโก้ เป็นต้น โดยการตั้งค่า จะแยกสำหรับแต่ละเอกสาร ไม่เกี่ยวข้องกัน เราจึงสามารถใช้โลโก้หรือข้อความบนหัวกระดาษแยกเอกสารกันได้

---

สร้างเอกสาร

สถานะเอกสาร

เอกสารที่สร้างแล้ว ไม่สามารถลบได้ โดยระบบใช้เลขสถานะกำกับเอกสาร เพื่อระบุว่าเอกสารนั้นๆเป็นอย่างไร โดยทุกเอกสาร มี 3 สถานะ ดังนี้

• สถานะ 0 (หรือไม่มีสถานะ) : ว่าง - กำลังสร้างเอกสาร เอกสารยังไม่ถูกบันทึก
• สถานะ 1 : สร้าง - เอกสารถูกสร้างแล้ว แต่ยังสามารถแก้ไขได้เรื่อยๆ เมื่อสั่งพิมพ์จะติดลายน้ำ เพราะเอกสารยังคงแก้ไขได้เรื่อยๆ
• สถานะ 2 : จบ - ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาได้อีก แก้ไขได้เพียงการเลือกแสดงลายเซ็นหรือกรอบบางกรอบได้เท่านั้น เมื่อสั่งพิมพ์จะไม่ติดลายน้ำ เป็นสถานะสำหรับส่งเอกสารให้ลูกค้า
• สถานะ 10 : ยกเลิก - เมื่อลูกค้าไม่ดำเนินเอกสารนั้นๆต่อ หรือขอเอกสารใหม่(เพราะเหตุใดๆก็ตามแต่) เราสามารถยกเลิกเอกสารได้ แน่นอนว่าไม่สามารถแก้ไขได้ (มีระบบทำสำเนาเอกสาร เพื่อมาแก้ไขต่อได้ง่ายๆ)

ผู้สร้างเอกสาร

เมื่อเข้าสู่หน้าเอกสารต่างๆ จะปรากฎชื่อและลายเซ็นของผู้สร้างเอกสารอัตโนมัติ ซึ่งถูกล็อคไว้กับยูสเซอร์ที่เข้าใช้งานระบบ เพื่อที่จะระบุตัวตนผู้สร้างเอกสารได้ โดยเราสามารถเลือกแสดงรายเซ็นหรือไม่แสดงก็ได้

การกรอกข้อมูลลูกค้า

CtrlAltC : โฟกัสที่ช่องเลือกลูกค้า

ถ้าเราลงทะเบียนลูกค้าไว้ สามารถนำข้อมูลมากรอกลงในเอกสารได้ง่าย โดยใช้ช่องเลือกลูกค้า แต่ถ้าเราเลือกข้อมูลจากลูกค้าที่ลงทะเบียนไว้ จะไม่สามารถแก้ไขได้ หรือถ้าต้องการพิมพ์ข้อมูลลูกค้าเอง สามารถคลิกปุ่มล้างข้อมูลลูกค้า แล้วพิมพ์ใหม่ทั้งหมดก็ได้ แต่วิธีนี้จะไม่สามารถดูประวัติได้

กรอกข้อมูลลูกค้าเอง

การกรอกข้อมูลลงในตาราง

CtrlAltI : โฟกัสที่ช่องเลือกไอเท็ม(สินค้าหรือบริการ)

CtrlAltBackSpace : ลบแถว

CtrlAltInsert : แทรกแถว

CtrlAltUp/Down : ย้ายแถวขึ้น/ลง

ถ้าเราลงทะเบียนไอเท็มไว้ สามารถนำมากรอกลงในเอกสารได้ง่าย โดยใช้ช่องเลือกไอเท็ม และถ้าเลือกซ้ำจะเพิ่มจำนวนให้อัตโนมัติ แต่วิธีนี้ จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลไอเท็มได้ แก้ไขได้เฉพาะจำนวนเท่านั้น หรือถ้าต้องการกรอกข้อมูลเอง อย่างอิสระก็สามารถทำได้ โดยเพิ่มแถวว่างลงในตาราง แล้วพิมพ์ข้อมูลได้ตามต้องการ แต่วิธีนี้จะไม่สามารถดูประวัติไอเท็มได้

การโหลดเอกสาร

การโหลดเอกสารที่บันทึกไว้แล้ว สามารถทำได้โดยใช้แถบเครื่องมือด้านบน กรอกคำค้นหา คลิกปุ่ม "แว่นขยาย" จากนั้นเลือกเอกสารที่ต้องการ คลิกปุ่ม "โหลด" เพื่อโหลดเอกสาร

สำหรับยูสเซอร์ระดับ O หรือ A จะสามารถโหลดเอกสารของคนอื่นได้ แต่ให้สังเกตุที่ลายเซ็น (U จะทำงานได้เฉพาะกับของตนเองเท่านั้น) จะปรากฎกรอบสีแดงบ่งบอกว่า เราไม่ได้เป็นคนสร้าง และ จะไม่สามารถบันทึกได้

ประวัติการแก้ไขเอกสาร

มีระบบบันทึกประวัติการแก้ไขเอกสารให้อัตโนมัติ ซึ่งมีให้ทุกเอกสาร โดยสามารถเปิดดูได้โดยคลิกที่ปุ่ม "Changes"

พิมพ์หรือดาวน์โหลดเอกสาร

หลังสร้างเอกสารเสร็จแล้ว สามารถพิมพ์หรือดาวน์โหลดเอกสารเป็น PDF หรือ ภาพได้ โดยเอกสารต้องอยู่ในสถานะ 2 เท่านั้นจึงจะไม่มีลายน้ำ

---

รายงาน

เราสามารถดู

- สรุปเอกสาร แสดงข้อมูลเอกสารต่างๆโดยสรุป เช่น ตัวเลขยอดรวมต่างๆในเอกสาร, สถานะของเอกสาร, ผู้สร้างเอกสาร, ลูกค้า เป็นต้น

- ปฏิทินเอกสาร ซึ่งจะเห็นภาพชัดเจนว่าในแต่ละเดือน มีเอกสารอะไรถูกสร้างบ้าง อยู่ในสถานะใด โดยสามารถคลิกเพื่อโหลดเอกสารได้ด้วย

- ประวัติไอเท็ม ดูไอเท็มที่ลงทะเบียนไว้ ว่ามีในเอกสารอะไรบ้าง ซึ่งจะช่วยตรวจสอบได้เป็นอย่างดีว่า ไอเท็มอะไรขายดีหรือไม่ดีอย่างไร

หากต้องการดูรายงานแบบเจาะจง เช่น ดูตาม ยูสเซอร์, ไอเท็ม, เลขที่เอกสาร สามารถใช้ช่องค้นบนแถบเครื่องมือ เพื่อเลือกว่าจะดูรายงานแบบเจาะจงตามข้อมูลอะไร จากนั้นจึงคลิกปุ่มสร้างรายงาน